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  • Miriam Soares

COMUNICAÇÃO FORMAL – TERMOS, COMUNICADOS, ORIENTAÇÕES E NOTIFICAÇÕES


Sabemos que os termos são ferramentas fundamentais para o dia a dia de uma associação, através dos termos é possível; abrir um evento; solicitar um cancelamento; solicitar uma alteração de benefícios, dentre outros.


Mas será que essa formalização já é o suficiente?


Nos da Be.i trabalhamos com múltiplas ferramentas de comunicação formal entre o Associado e a Associação, dentre elas podemos destacar (COMUNICADOS, NOTIFICAÇÕES, TERMOS E ORIENTAÇÕES).


Vejamos abaixo a explicação de cada um deles e sua utilização.


COMUNICADOS


Formato oficial de comunicação em que a ASSOCIAÇÃO se comunica com o ASSOCIADO algo relativo à sua proteção,


Vejamos abaixo os termos utilizados pela associação e suas aplicações:

Comunicado De Emplacamento De Veículo

Setor: CADASTRO

Utilização: Caso veículo de entrada na associação como 0(zero)KM.


Comunicado De Avaria Preexistente

Setor: CADASTRO

Utilização: Documento utilizado para informar ao associado que foi verificado avaria existente no veículo,


Comunicado De Regularização De Avaria

Setor: CADASTRO

Utilização: Certificação de reparo efetuado em veículos avariados.


Comunicado De Localização Veículo Roubado

Setor: EVENTOS

Utilização: Veículos roubados que ainda não foram indenizados e que porventura tenha sido recuperado.


NOTIFICAÇÕES


Assim como o comunicado as notificações são meios oficiais de informar ao ASSOCIADO informações relevantes a sua proteção, no caso das notificações possui caráter de urgência.


Notificação Suspensão Dos Benefícios Da Proteção

Setor: RECEBIVEIS

Utilização: Notificação é enviada automaticamente a todos os associados que possuam boletos em aberto a mais de 5 dias. (obs: esta notificação é cadastrada como TASK no sistema)


Notificação De Negativa De Ativação

Setor: CADASTRO

Utilização: Notificação utilizado para informar ao associado de que aquele veículo não será aceito na associação.


TERMOS


Termos são ferramentas oficiais em que o ASSOCIADO comunica a ASSOCIAÇÃO, pode ser relativo a um evento, troca de benefícios, solicitação de cancelamentos, ou outros.


Vejamos abaixo os termos utilizados pela associação e suas aplicações:


Temo De Alteração De Data De Vencimento Original

Setor: COBRANÇA

Utilização: Utilizado para alterar datas de vencimento original.


Termo De Cancelamento

Setor: RETENÇÃO

Utilização: Utilizado para inativar um veículo da base de associados.


Termo De Não Evento

Setor: REATIVAÇÃO

Utilização: Utilizado para certificar que o veículo não sofreu avarias durante o período de inadimplência ou suspensão


Termo Acionamento Da Proteção

Setor: EVENTOS

Utilização: Abertura de eventos


Termo De Responsabilidade E Compromisso

Setor: EVENTOS

Utilização: Utilizado juntamente com o termo de acionamento, associado declara ciente da obrigatoriedade de permanecer na associação por 12 meses a contar da data do ressarcimento.


Termo De Acionamento De Carro Reserva

Setor: EVENTOS

Utilização: Termo de solicitação de carro reserva.


Termo De Quitação De Evento

Setor: EVENTO

Utilização: Utilizado na entrega do veículo pós reparo, neste termo o associado confirma que o reparo foi realizado pela associação e lhe da a plena quitação.


Termo De Reembolso

Setor: EVENTO - FINANCEIRO

Utilização: Utilizado sempre que houver a necessidade de reembolsar um associado ou terceiro por qualquer que motivo, vejamos algumas aplicações do termo de reembolso;

 Boletos pagos indevidamente;

 Serviços de reboque e assistência 24 horas não prestados;

 Peças e serviços de eventos (vidros, peças e mão de obra) não executados;

 Carro reserva não fornecido;

 Outros serviços oferecidos que porventura não tenham sido prestados pela associação.


Termo De Desistência De Acionamento De Proteção Veicular

Setor: EVENTO

Utilização: Caso o associado não tenha interesse de realizar o reparo pela associação devera preencher o termo de desistência, vejamos algumas aplicações do termo;

 Reparo que porventura fique abaixo da cota de participação.

 Caso o acionamento venha ser realizado pelo causador do evento.

 Motivos diversos.


Termo De Acordo

Setor: EVENTOS

Utilização: Utilizado para acordos de reparo a ser realizado pela oficina indicada pelo associado ou terceiro.


ORIENTAÇÕES


As orientações servem para auxiliar o associado a realizar um determinado processo, com o passo a passo de cada atividade.


Vejamos as orientações utilizadas:


Orientação Para Acionamento De Evento - Indenização Integral

Orientação Para Acionamento De Evento – Vidros

Orientação Para Acionamento De Carro Reserva

Orientação Para Acionamento De Evento – Colisão

Setor: EVENTOS


Utilização: Todas as orientações acima possuem o passo a passo para cada atividade, com a documentação exigida, direcionamento de e-mail e vistorias necessárias.


Toda documentação informada acima deve estar de fácil acesso ao colaborador, e deve ser enviada sempre por e-mail ou carta com AR (quando necessário), verifique no sistema utilizado pela associação a melhor forma de homologar os termos.

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